Inventariekollen håller ordning på skolans och kommunens inventarier: var de finns, vem som ansvarar och när de behöver bytas.
Så är platserna ordnade
Överst finns huvudmannen, alltså kommunen eller skolbolaget. Under den finns verksamheter som skolor, förskolor och bibliotek. Varje verksamhet har byggnader, och byggnaderna har våningar och rum. Varje plats har ett fast id-nummer som aldrig ändras, även om platsen byter namn.
Överst på varje platssida finns en platsväg. Klicka på en del av den för att komma till den platsen.
Inventarier
Varje inventarie har ett inventarienummer, till exempel IK-00042, som sätts när det registreras och aldrig ändras. Bara tre uppgifter krävs: typ, rum och status. Allt annat kan fyllas i senare.
Modell. Välj modell ur modellkatalogen, så följer modellens uppgifter med, till exempel ljusstyrka och vikt.
Anslutna objekt. Utrustning med eget serienummer, till exempel en Apple TV eller högtalare, registreras som ett eget objekt och ansluts till det den sitter på. Flyttar du projektorn följer de anslutna objekten med, om du inte väljer annat.
Tillbehör. Sådant som inte följs upp ett och ett, som fjärrkontroller, kablar och fästen, anges med antal på objektet.
Utbytesår. Räknas fram ur installationsåret, annars tillverkningsåret, och livslängden för modellen eller typen. Det står alltid hur det har räknats. Du kan också skriva in ett eget år.
Historik. Varje ändring sparas med vem, när och vad som ändrades. Historiken kan inte ändras eller tas bort. Ett objekt som inte används längre får status Avvecklad i stället för att raderas.
I listan över inventarier kan du söka, filtrera och sortera på kolumnerna. Urvalet står i adressen, så du kan spara det som bokmärke eller skicka det till en kollega. Om två personer ändrar samma objekt samtidigt får den som sparar sist veta det och se den senaste versionen, så att ingen ändring skrivs över i tysthet.
QR-etiketter
Varje etikett har en kod, till exempel IK-7F3KX, och en QR-kod. Den som skannar etiketten utan att vara inloggad, till exempel en lärare, ser vad objektet heter och var det står, hur utrustningen används och vad man kan prova själv när något är fel. Därefter kan hen felanmäla. Är du inloggad kommer du i stället direkt till objektets kort.
Etiketter skapas i omgångar under Etiketter och skrivs ut på vanliga A4-etikettark. Sätt etiketten på utrustningen och koppla den: skanna den inloggad, eller skriv koden på objektets kort. Det sista tecknet i koden fångar felskrivningar. En etikett som flyttas till ett annat objekt syns i båda objektens historik. En skadad etikett tas ur bruk med en orsak.
Ärenden
En felanmälan blir ett ärende med status Rapporterat, Tilldelat, Pågår eller Klart, och prioritet Akut, Hög eller Normal. Den som hanterar ärenden väljer ansvarig och när det ska vara klart. Utföraren ser sina egna ärenden först. Kommentarer och ändringar sparas i ärendet och syns också i objektets historik. Den publika felanmälan visar aldrig personnamn eller interna anteckningar, och den har en gräns för hur många anmälningar som kan göras per etikett och per nätverk under en timme.
Roller
Vad du ser och kan göra beror på din roll. Administratören väljer också vilka verksamheter du har åtkomst till.
Huvudadministratör
Ser och ändrar allt i installationen, även inställningar och användare för hela huvudmannen.
Enhetsadministratör
Administrerar sina verksamheter: platser, inventarier, ärenden och användare.
Registeransvarig
Lägger upp och ändrar platser och inventarier, och hanterar ärenden.
Utförare
Tar hand om ärenden och felanmälningar och kan inventera.
Inventerare
Inventerar och felanmäler.
Läsare
Ser platser och inventarier och kan felanmäla.
Inloggning
Du loggar in med din e-postadress och ditt lösenord. Efter fem felaktiga försök spärras kontot en kvart. Om du är inaktiv en längre stund loggas du ut automatiskt. Har du glömt lösenordet, kontakta din administratör.
Version och nyheter
Version 0.1.0
QR-etiketter och felanmälan
Nu finns QR-etiketter. Skapa en omgång under Etiketter, skriv ut dem på ett A4-etikettark och sätt dem på utrustningen. Koppla en etikett genom att skanna den inloggad eller skriva koden på objektets kort. Det sista tecknet i koden fångar felskrivningar.
Den som skannar en etikett utan att vara inloggad, till exempel en lärare, ser vad projektorn eller skärmen heter, hur den används och vad man kan prova själv när något är fel, och kan sedan felanmäla. Inloggad personal kommer direkt till objektets kort.
Felanmälningar blir ärenden med status, prioritet, ansvarig och datum när det ska vara klart. Utföraren ser sina egna ärenden först, och allt som händer i ett ärende syns också i objektets historik.
Byt roll i demon och visa mobilvyn med en QR-kod
I demon finns nu knappen Byt roll i demon i sidhuvudet. Där kan du prova hur Inventariekollen ser ut för huvudadministratören, skolans administratör, registeransvarig, utförare, inventerare och läsare, utan att logga in på nytt. Varje roll har en kort förklaring av vad den får göra.
Varje roll har också en QR-kod för mobilen. Den som skannar koden blir inloggad som rollen i sin telefon, medan datorn behåller sin inloggning. Så kan en kund prova själv i telefonen medan du visar din skärm. Koden gäller i tio minuter och kan skannas av flera. Allt detta finns bara i demon.
Ny adress: inventariekollen.nyttokod.se
Demon har flyttat till inventariekollen.nyttokod.se. Den gamla adressen skickar vidare dit, så gamla länkar och bokmärken fungerar fortfarande.
Inventarier
Nu finns inventarierna i Inventariekollen. Du kan registrera projektorer, skärmar, interaktiva skärmar, dokumentkameror, ljud och annan utrustning i ett rum, med modell, serienummer, ålder och typens egna uppgifter, till exempel montering och lamptimmar för projektorer.
En Apple TV eller en annan trådlös adapter registreras som ett eget objekt och ansluts till projektorn eller skärmen. Flyttar du projektorn till ett annat rum följer de anslutna objekten med. Fjärrkontroller, kablar och fästen anges som tillbehör med antal.
Listan över inventarier går att söka, filtrera och sortera. Varje objekt har ett kort med alla uppgifter, utbytesår och en historik över alla ändringar. Rummen visar vad som finns där, och modellkatalogen visar alla objekt av en modell.
Demon finns på webben
Inventariekollen går nu att prova på inventariekollen.skolvik.se med påhittade data för Havsviks kommun. Alla demokonton har samma lösenord, och i demon går lösenordet inte att byta, eftersom alla delar på kontona.
Första versionen av Inventariekollen
Nu går det att logga in med e-post och lösenord och se verksamheter, byggnader och rum. Varje plats har ett fast id-nummer, och i platsvägen överst på sidan kan du klicka dig tillbaka till byggnaden och verksamheten.
Vad du ser beror på din roll. En administratör för en skola ser bara den skolan, medan huvudadministratören ser hela kommunen.
Inloggning med Google och Microsoft, inventarier och QR-etiketter kommer i nästa versioner.
Inventarie